Manuale per i Gruppi Scout partecipanti
Scout e Rotary – Insieme per Servire
Dall’idea di servizio all’invio della candidatura: una guida pratica per il referente del Gruppo e per gli Scout che progettano insieme.
Edizione del 22 settembre 2026
1. Il Concorso in breve
Il Concorso promuove progetti di servizio capaci di rispondere a bisogni concreti della comunità e di creare occasioni di collaborazione tra Scoutismo e Rotary, Rotaract e Interact.
Possono partecipare tutti i Gruppi Scout operanti nella Repubblica Italiana e appartenenti ad associazioni scout legalmente costituite. La partecipazione è gratuita. Non occorre avere già individuato un Club Rotary, Rotaract o Interact partner al momento della candidatura.
Il progetto selezionato sarà realizzato nell’annata rotariana 2027–2028 e dovrà concludersi entro il 30 giugno 2028.
La guida accompagna la compilazione; per requisiti e condizioni fa fede il bando ufficiale con le comunicazioni di IFSR-Italia. Prima dell’invio consultate sempre la pagina del Concorso.
2. Da dove iniziare
Aprire la pagina corretta
- Entrate nel sito www.ifsr-italia.org.
- Selezionate Concorso 2026-27 nella sezione Esplora IFSR oppure nella barra superiore accanto a Eventi, quando il collegamento è presente.
- In alternativa aprite direttamente www.ifsr-italia.org/concorso-nazionale-2026-27/.
- Leggete il bando e le indicazioni pubblicate, poi raggiungete la scheda di candidatura.
La scheda dei Gruppi è pubblica: la procedura prevista non richiede l’accesso all’area soci IFSR. Il modulo per candidarsi alla Commissione è una procedura diversa.
Organizzare il lavoro del Gruppo
Individuate un referente autorizzato a presentare la domanda. Usate un indirizzo email controllato regolarmente: riceverà i riferimenti della bozza, la ricevuta e le comunicazioni successive.
- Confrontatevi con gli Scout sul bisogno a cui volete rispondere.
- Definite obiettivi, destinatari, attività, tempi e responsabilità.
- Preparate le voci di spesa e le eventuali risorse aggiuntive.
- Raccogliete i materiali utili e verificate di poterli trasmettere.
Dati anagrafici richiesti
I campi obbligatori sono: nome del Gruppo, associazione scout, Comune, Provincia, Regione, nome e cognome del referente, email e telefono. Sono presenti anche i campi facoltativi per sede/indirizzo e ruolo del referente.
Scrivete il nome del Gruppo per esteso e controllate attentamente l’email prima di salvare o inviare.
3. Raccontare bene il progetto
Compilate tutti i campi contrassegnati con l’asterisco. Gli allegati possono approfondire la proposta, ma non sostituiscono le risposte richieste nella scheda.
| Campo della scheda | Che cosa scrivere |
|---|---|
| Titolo del progetto | Un titolo breve e riconoscibile, coerente con il servizio proposto. |
| Descrizione dell’iniziativa | Che cosa intendete fare, dove e con quali modalità. |
| Analisi del bisogno | Il problema concreto osservato e come lo avete individuato: ascolto, incontri, osservazioni o dati disponibili. |
| Obiettivi | I cambiamenti che volete ottenere, espressi in modo concreto e verificabile. |
| Coerenza con i valori Scout e Rotary | Come il progetto mette in pratica servizio, responsabilità, educazione, cittadinanza attiva e collaborazione. |
| Originalità della proposta | Che cosa caratterizza la vostra idea e perché è adatta al contesto. |
| Area di intervento Rotary | Selezionate dal menu l’area più coerente con il progetto. |
| Numero scout coinvolti | Il numero degli Scout che prenderanno parte al progetto. |
| Destinatari | Chi beneficerà del servizio; indicate una stima numerica, se possibile. |
| Coinvolgimento attivo degli Scout | Il ruolo dei giovani nella progettazione, organizzazione e realizzazione, con compiti e responsabilità. |
| Risultati attesi e impatto sul territorio | I risultati previsti e come ne verificherete il raggiungimento. |
| Programma delle attività | Le azioni previste, l’organizzazione e le risorse necessarie. |
| Cronoprogramma | Fasi, mesi e scadenze della realizzazione nell’annata 2027–2028. |
| Sostenibilità e continuità | Come userete responsabilmente le risorse e come i benefici potranno durare. |
| Potenziale collaborazione Scout–Rotary | Quali attività o competenze potrebbero essere condivise con Rotary, Rotaract o Interact, anche se non avete ancora un partner. |
Le sette aree presenti nel modulo
Promozione della pace e prevenzione dei conflitti; prevenzione e cura delle malattie; acqua, servizi igienici e igiene; salute materna e infantile; alfabetizzazione ed educazione di base; sviluppo economico delle comunità; tutela dell’ambiente.
4. Piano economico, allegati e dichiarazioni
Preparare un preventivo comprensibile
Indicate il costo complessivo, il contributo richiesto a IFSR-Italia e il piano economico dettagliato. Sono disponibili anche i campi per risorse proprie/altre entrate ed eventuali partner già individuati.
Il costo complessivo deve essere maggiore di zero. Il contributo richiesto non può superare € 2.000 né il costo del progetto. Descrivete ogni voce con quantità e importo; chiarite come coprirete l’eventuale differenza.
| Voce | Importo |
|---|---|
| Materiali per le attività | € 900 |
| Attrezzature necessarie al progetto | € 700 |
| Materiali informativi | € 200 |
| Logistica delle attività | € 400 |
| Costo totale | € 2.200 |
| Contributo richiesto a IFSR | € 2.000 |
| Risorse proprie / altre entrate | € 200 |
L’esempio serve a mostrare la coerenza dei totali: non costituisce un elenco ufficiale di spese ammissibili.
Caricare gli allegati
La scheda dispone di due spazi: Documento progetto / materiale integrativo e Secondo allegato facoltativo. Nel modulo esaminato entrambi sono facoltativi; rispettate comunque le eventuali prescrizioni del bando.
- Formati previsti: PDF, DOC, DOCX, XLS, XLSX, JPG, JPEG, PNG, ZIP e video MP4.
- Limiti predefiniti: 10 MB per ogni file non video e 100 MB per ogni video MP4. Controllate i limiti effettivamente indicati nella scheda: possono variare e il caricamento dipende anche dal limite del sito.
- Usate nomi chiari, per esempio Gruppo_Progetto_Preventivo.pdf, e controllate che i file si aprano.
- Riprendendo una bozza, se non scegliete un nuovo file, l’allegato già salvato resta invariato. Un nuovo file nello stesso campo lo sostituisce.
Le quattro dichiarazioni obbligatorie
- Appartenenza del Gruppo a un’associazione scout legalmente costituita e autorizzazione del referente a presentare la candidatura.
- Veridicità dei dati e dei documenti trasmessi.
- Possibilità per IFSR-Italia di utilizzare i materiali per le finalità istituzionali e divulgative del Concorso, con disponibilità delle autorizzazioni e dei consensi necessari, in particolare per immagini di minori.
- Lettura e accettazione integrale del bando e delle regole del Concorso.
5. Salvare la bozza e inviare la candidatura
“Salva e parcheggia”
- Compilate quanto già disponibile e premete Salva e parcheggia.
- Attendete la conferma di salvataggio.
- Conservate il riferimento bozza, per esempio BOZZA-000123, e il codice riservato. Se avete indicato un’email valida, il sistema prevede anche l’invio dei riferimenti via email.
- Potete usare Stampa bozza o PDF bozza per rileggere la scheda con il Gruppo.
La bozza non ha numero di protocollo/pratica e non è trasmessa formalmente alla Segreteria o al Presidente della Commissione.
Riprendere il lavoro
- Tornate alla pagina del Concorso o usate il collegamento ricevuto via email.
- Nella sezione Hai già parcheggiato una candidatura? inserite riferimento e codice e premete Riprendi bozza.
- Controllate i dati e gli allegati, completate o correggete la scheda.
- Salvate nuovamente la bozza oppure procedete all’invio definitivo nel periodo previsto.
“Invia definitivamente la candidatura”
- Dal 1° ottobre 2026 completate tutti i campi obbligatori e le dichiarazioni.
- Verificate email, importi, allegati e contenuti insieme al referente.
- Premete Invia definitivamente la candidatura e confermate.
- Attendete il messaggio Candidatura inviata definitivamente.
- Conservate la ricevuta email con il numero pratica e il codice di accesso; usate Stampa la candidatura o Scarica PDF per archiviare la domanda.
Dopo l’invio definitivo la scheda non è più una bozza modificabile dal Gruppo. Per correzioni successive contattate la Segreteria indicando il numero pratica.
6. Che cosa succede dopo l’invio
Ricezione e verifica di ammissibilità
La candidatura viene registrata e trasmessa alla Segreteria e al Presidente della Commissione. Il Presidente verifica completezza e regolarità della domanda.
Se viene richiesta un’integrazione, leggete con attenzione le indicazioni ricevute, rispettate il termine comunicato e usate il canale indicato. Riportate sempre il numero pratica. Dopo l’integrazione la domanda viene nuovamente verificata. Non presentate una seconda candidatura per correggere la prima senza indicazioni della Segreteria.
Gli otto criteri di valutazione
| Criterio | Che cosa rendere chiaro nella proposta |
|---|---|
| Utilità sociale | Bisogno reale e benefici per i destinatari. |
| Coerenza con i valori Scout e Rotary | Valori tradotti in azioni concrete di servizio. |
| Originalità | Caratteristiche distintive e adeguatezza al contesto. |
| Fattibilità | Organizzazione, tempi e risorse realistici. |
| Sostenibilità | Uso responsabile delle risorse e continuità dei risultati. |
| Coinvolgimento dei giovani | Partecipazione effettiva degli Scout e loro responsabilità. |
| Impatto sul territorio | Cambiamenti previsti e possibilità di verificarli. |
| Collaborazione stabile Scout–Rotary | Possibilità di costruire un rapporto concreto e duraturo. |
Ogni Commissario attribuisce da 0 a 10 punti per ciascun criterio, per un massimo di 80 punti. Il punteggio del progetto è la media delle cinque valutazioni definitive, espressa su 80. La proclamazione è prevista per il 22 febbraio 2027.
Non è necessario aver già individuato un Club partner: descrivete il potenziale della collaborazione. Per chiarimenti sulla procedura rivolgetevi alla Segreteria Nazionale.
7. Dopo la selezione e prima di concludere
Realizzare e documentare il progetto
Il Gruppo selezionato seguirà le indicazioni di IFSR-Italia per l’attivazione della collaborazione e l’utilizzo del contributo. Organizzate le attività nell’annata 2027–2028, con conclusione entro il 30 giugno 2028.
Conservate fin dall’inizio la documentazione delle attività e delle spese. Il contributo sostiene il progetto: importo assegnato, modalità di erogazione e adempimenti vanno verificati nel bando e nelle comunicazioni ufficiali.
Relazione finale e rendicontazione
Il modulo dedicato al progetto selezionato richiede numero pratica e codice riservato. Sarà utilizzabile quando la pratica risulterà abilitata. Seguite il collegamento e le istruzioni comunicati da IFSR-Italia.
- Relazione conclusiva nel campo di testo e relativo file PDF o Word.
- Rendiconto delle attività in PDF, Word o Excel.
- Rendicontazione economica del contributo in PDF, Excel o ZIP.
- Documentazione fotografica/audiovisiva in JPG, PNG, ZIP, PDF o MP4.
- Conferma che la documentazione è completa e riferita al progetto indicato.
Se incontrate una difficoltà
| Situazione | Come procedere |
|---|---|
| Non arriva l’email | Controllate spam e posta indesiderata. Conservate la conferma a video e gli eventuali riferimenti; contattate la Segreteria prima di ripetere l’invio. |
| Bozza non trovata o codice non valido | Copiate riferimento e codice esattamente come ricevuti. Controllate di non usare i dati della pratica definitiva. |
| File troppo grande o non accettato | Verificate formato e limiti riportati nella scheda; riducete il file o chiedete indicazioni alla Segreteria. |
| Invio definitivo non disponibile | Prima del 1° ottobre 2026 è previsto solo il salvataggio in bozza. Dopo la scadenza non è più possibile inviare le bozze. |
| Errore o dubbio dopo l’invio | Comunicate alla Segreteria nome del Gruppo, titolo del progetto, numero pratica ed errore riscontrato. Non inviate pubblicamente i codici riservati. |
Per assistenza utilizzate i recapiti della Segreteria Nazionale IFSR-Italia pubblicati sul sito o indicati nelle comunicazioni ricevute. Per problemi tecnici può essere utile uno screenshot privo di codici riservati.
Controllo finale prima dell’invio
- Abbiamo letto il bando e verificato i requisiti del Gruppo.
- Il referente è autorizzato e l’email è corretta.
- Tutti i campi obbligatori sono completi e comprensibili.
- Obiettivi, attività, tempi, responsabilità e risultati sono coerenti.
- Il piano economico torna e il contributo richiesto rispetta i limiti.
- Gli allegati si aprono e abbiamo le autorizzazioni necessarie.
- Abbiamo confermato tutte le dichiarazioni.
- Abbiamo effettuato l’invio definitivo entro la scadenza.
- Abbiamo conservato ricevuta, numero pratica, codice e copia della candidatura.